Aiuto! Ispezione in azienda!!

Gli ispettori degli enti di controllo sono una presenza comune nelle aziende di oggi, e la loro visita può causare ansia e preoccupazione tra i dipendenti ed i responsabili aziendali. Tuttavia, gestire la presenza di ispettori può essere un processo relativamente semplice se si conoscono le regole e le procedure da seguire. Un team e un ambiente organizzato per la visita ispettiva si traduce, quantomeno, in un importante risparmio di tempo e spazio-lavoro che altrimenti verrebbe sottratto al normale svolgimento della vita aziendale (senza considerare che una situazione disorganizzata o caotica aumenta le probabilità di ricevere contestazioni e sanzioni)..

In primo luogo, è importante essere preparati per la visita dell'ispettore. Ciò significa che l'azienda dovrebbe avere una documentazione completa e aggiornata che dimostri la conformità alle norme e ai regolamenti applicabili. Questi documenti dovrebbero essere facilmente accessibili e organizzati in modo logico, in modo che l'ispettore possa trovarli facilmente.

Inoltre, l'azienda dovrebbe avere un piano di azione in caso di ispezione. Questo piano dovrebbe definire chi sarà responsabile di rispondere alle domande dell'ispettore e di fornire le informazioni richieste. Inoltre, dovrebbe essere stabilito un sistema per registrare le informazioni fornite all'ispettore e per monitorare l'andamento dell'ispezione (teoricamente l’ispezione può essere videoregistrata, ma questa richiesta generebbe certamente un irrigidimento nell’ispettore).

Durante l'ispezione, è importante mantenere la calma e rispondere alle domande dell'ispettore con precisione e onestà. Se l'ispettore fa domande sulle pratiche aziendali che non si conoscono o che sembrano inappropriate, è importante chiedere ulteriori informazioni o consultare un avvocato o un esperto (tuttavia gli ispettori non hanno l’obbligo di attendere l’arrivo di consulenti per proseguire l’ispezione), in ogni caso è meglio dichiarare onestamente che non si conosce ala risposta piuttosto che avventurarsi in spiegazioni non credibili che potrebbero rivelarsi autolesionistiche.

Inoltre, l'azienda dovrebbe essere disposta a correggere eventuali violazioni o problemi identificati dall'ispettore. Se l'ispettore rileva delle violazioni, l'azienda viene normalmente obbligata all’adeguamento entro un termine notificato dagli Ispettori. Naturalmente l’Ispettore può fare anche osservazioni verbali ma è importante concentrarsi su quanto verrà verbalizzato al termine della visita ispettiva (normalmente il verbale di ispezione viene notificato diversi giorni dopo la fine della visita ispettiva): osservazioni verbali hanno valore assolutamente relativo e certamente non vincolante per l’azienda.

Infine, dopo l'ispezione, è importante valutare i risultati dell'ispezione e prendere le misure necessarie per gestire meglio future ispezioni. Ciò potrebbe includere la modifica di processi o procedure, la formazione dei dipendenti o l'implementazione di nuove politiche e procedure.

In sintesi, gestire la presenza degli ispettori degli enti di controllo in azienda richiede una buona pianificazione e preparazione. Tuttavia, se l'azienda è ben preparata, è possibile affrontare con calma e precisione l'ispezione e gestire eventuali problemi identificati dall'ispettore.